dnes je 26.11.2022

Input:

Přechod na digitální účetnictví

1.9.2021, , Zdroj: Verlag Dashöfer

Přechod na digitální účetnictví

Ing. Josef Horák, Ph.D.

Hlavním cílem této kapitoly je objasnit, jakým způsobem by měla účetní jednotka zdigitalizovat své účetnictví tak, aby celý proces proběhl v souladu s představami účetní jednotky a zároveň, aby účetní jednotka měla podchyceny veškeré legislativní záležitosti, které je třeba brát v úvahu v rámci příslušného transformačního procesu.

V ideálním případě je žádoucí uskutečnit přechod k prvnímu dni účetního období1. Z pohledu náročnosti celého procesu se jedná o ideální termín. Je tomu tak z důvodu, že účetní jednotka bude během celého účetního období konzistentně postupovat v rámci vedení účetnictví. Jedny vnitřní účetní předpisy budou upravovat komplexně celé účetní období. Zároveň bude mít účetní jednotka dostatek času na to, aby byla schopna uskutečnit veškeré přípravné práce, které souvisí s digitalizačním procesem. Návrh postupu, jak je možné digitalizovat účetnictví v účetní jednotce, je zobrazen na schématu:

Celý transformační proces začíná prvotním zájmem účetní jednotky digitalizovat své účetnictví. Motivací by měly být zejména následující skutečnosti spočívající v tom, že vedení účetnictví by mělo být pohodlnější, časově méně náročné, více automatizované, finančně méně nákladné v porovnání s vedením účetnictví v papírové podobě. Hlavní cíl realizovaného transformačního procesu by měl spočívat v získání konkurenční výhody na trhu, a to nejen v podobě komplexního snížení nákladů na vedení účetnictví, ale i v podobě získání určité prestiže v očích současných či potenciálních obchodních partnerů. U takovéto účetní jednotky se dá předpokládat, že se jedná o firmu, která se neustále zabývá inovacemi a zároveň příslušná účetní jednotka nepředpokládá brzké ukončení podnikatelských aktivit na trhu. V některých případech však digitalizace účetnictví může být pro účetní jednotku i nezbytně nutnou aktivitou spočívající v možnosti pokračovat i nadále v obchodní spolupráci s digitalizovaným obchodním partnerem2, který vyžaduje realizaci veškerých procesů na elektronické bázi.

V případě, že účetní jednotka shledá, že digitalizované účetnictví je pro ni přínosem, učiní rozhodnutí, na základě kterého je možné započít samotný transformační proces tak, aby bylo možné veškeré fáze digitalizačního procesu zvládnout do konce příslušného účetního období, pokud to situace v rámci účetní jednotky dovolí.

Jakmile se účetní jednotka rozhodla digitalizovat své účetnictví, je nezbytné vybavit účetní jednotku hardwarem3, na základě kterého bude možné implementovat digitální účetnictví do firemního prostředí a zároveň bude možné jednotlivá zařízení využívat i během rutinních účetních prací v oblasti digitalizovaného účetnictví během následujících účetních období.

V souvislosti s pořízením hardwaru přichází zároveň i implementace softwarových řešení4 sloužících pro potřeby digitálního účetnictví. Samotnou implementaci je možné zajistit buď svépomocí prostřednictvím zaměstnanců příslušné účetní jednotky či je možné požádat o spolupráci podnikatelské subjekty, které tyto služby poskytují externě na základě outsourcingu.

Po realizaci této fáze nesmí účetní jednotka opomenout proškolit relevantní zaměstnance v oblasti používání nového hardwaru a softwaru. Součástí školení by mělo být i seznámení s veškerými bezpečnostními opatřeními a pravidly, které je nezbytné dodržovat v rámci práce s hardwarem a softwarem. Bezpečnost dat by měla být

Nahrávám...
Nahrávám...