dnes je 6.12.2022

Input:

Možnosti realizace inventarizace majetku a závazků v digitálním účetnictví

1.9.2021, , Zdroj: Verlag Dashöfer

6.5
Možnosti realizace inventarizace majetku a závazků v digitálním účetnictví

Ing. Josef Horák, Ph.D.

Proces inventarizace v digitalizované účetní jednotce může mít různé podoby. V následujícím textu budou uvedeny možné příklady, jakým způsobem lze zrealizovat inventarizační proces a zároveň informovat o nových trendech a nástrojích, které jsou využívány progresivními účetními jednotkami ve vyspělých tržních ekonomikách.

Základní předpoklady inventarizace v digitalizované účetní jednotce:
  • Účetní jednotka se nebojí využívat nové moderní technologie.

  • Účetní jednotka využívá účetní software, specializovaný software či ERP systém, který umožňuje využívat výhod digitalizovaného účetnictví.

  • Účetní jednotka je ochotna investovat finanční prostředky do zefektivnění inventarizačního procesu s cílem eliminovat náklady na daný proces v příštích obdobích.

V rámci digitalizace účetnictví se účetní jednotka setká s řadou aktivit, které je nezbytné předem zrealizovat, aby následně bylo možné využívat výhod, které poskytuje digitalizované účetnictví příslušné účetní jednotce. Jedním ze základních předpokladů je tedy samotná ochota něco změnit, něco dělat efektivně a získat tak konkurenční výhodu oproti konkurenčním firmám.

Z tohoto důvodu je zcela žádoucí, aby účetní jednotka využívala aktuální verze účetního softwaru. Nezřídka se stává, zejména v mikro a malých účetních jednotkách, že účetní software (z jakéhokoliv důvodu) není pravidelně aktualizován a např. veškeré legislativní změny jsou do softwaru zaznamenány příslušným účetním pracovníkem či pracovnicí. Na jedné straně samozřejmě dochází k potenciální úspoře finančních prostředků, které by musely být jinak vynaloženy na aktualizaci daného softwarového produktu, avšak na straně druhé se firma ochuzuje o možná zlepšení v oblasti dalších parametrů a nástrojů, které by mohly vést k efektivnějšímu vedení digitálního účetnictví. Z tohoto důvodu lze doporučit účetním jednotkám, aby využívaly aktuální verze účetních programů pro dané účetní období.

V případě, že účetní jednotka pravidelně neaktualizuje svůj software, může pro potřeby digitalizace v oblasti inventarizačního procesu využívat specializovaná softwarová řešení, která eliminují nedostatky plynoucí z využívání zastaralého softwarového vybavení.

V souladu se softwarovým vybavením by se měla účetní jednotka vybavit příslušným hardwarovým řešením.

Zařízení sloužící k zefektivnění inventarizačního procesu (zejména fyzické inventury):
  • čipové vybavení (např. typu RFID),

  • čtecí zařízení umožňující načtení příslušného druhu čipů,

  • dron či obdobné zařízení,

  • speciální tiskárny na tisk polepových štítků,

  • apod.

Jak již bylo uvedeno v předchozím textu, inventarizační proces v účetní jednotce je velmi důležitou součástí aktivit, které je nezbytné uskutečnit před samotným uzavřením účetních knih a zpracováním účetní závěrky. O způsobu, jak bude inventarizační proces zrealizovaný, rozhoduje sama účetní jednotka s tím, že veškeré aktivity musí být v souladu se zákonem o účetnictví.

Pro zefektivnění celého procesu je žádoucí, aby se účetní jednotka vybavila moderními technologickými prostředky1, které umožňují zrychlení a zejména zpřesnění realizované inventury. Mezi tyto prostředky patří zejména:

  • Různé druhy čipů, jejichž využití je možné doporučit zejména u dlouhodobých hmotných aktiv a dále u zásob (nakupovaných či vlastní výroby).

  • Čárové kódy, které lze používat především pro potřebu inventury dlouhodobých hmotných aktiv, případně zásob, u kterých je to možné.

Příklad realizace fyzické inventury s využitím čipového vybavení:
  1. Účetní jednotka využívá software umožňující komunikaci s čtecím zařízením.
  2. Pořízení hardwarového vybavení – čipy, čtečky čipy.
  3. Instalace a implementace čipů na daný majetek.
  4. Příprava podkladů pro realizaci inventury v použitém softwarovém řešení.
  5. Nahrání zpracovaných dat do čtecího zařízení.
  6. Realizace fyzické inventury.
  7. Export dat ze čtečky do použitého softwarového řešení.
  8. Tvorba protokolu o realizované inventuře.

Pro účetní jednotku, která vlastní či ovládá značné množství dlouhodobých hmotných aktiv a/či zároveň eviduje řadu různých druhů zásob bez ohledu na to, zda se jedná o nakoupené zásoby či zásoby vlastní výroby, lze doporučit výše uvedené řešení.

To je založeno na předpokladu, že po důkladném zvážení veškerých přínosů a nákladů, které je nezbytné předem vynaložit, dojde v účetní jednotce k rozhodnutí využívat pro potřeby fyzické inventury různé druhy čipů. Tyto čipy se instalují na dlouhodobá hmotná aktiva či se vkládají k zásobám např. do beden či dle povahy příslušné zásoby se instalují přímo na danou zásobu.

Předtím, než má proběhnout fyzická inventura, musí být účetní jednotka již připravena na digitalizovanou inventuru. Musí tedy vlastnit nejen uvedené čipy v potřebném

Nahrávám...
Nahrávám...