dnes je 3.7.2022

Input:

Úspora času a nákladů díky elektronizaci výměny dokladů a jejich archivace

1.9.2021, , Zdroj: Verlag Dashöfer

10.4
Úspora času a nákladů díky elektronizaci výměny dokladů a jejich archivace

Verlag Dashöfer

Návratnost celého projektu byla 7 měsíců

Přínosy projektu:

  • 300 zapojených dodavatelů ve velmi krátkém čase

  • archivace statisíců již existujících dokumentů

  • cíl zapojit 70 % dodavatelů do e-fakturace splněn za 11 měsíců

  • průměrná doba zpracování obsluhou zkrácena z 5 minut u papírového dokladu na 10 vteřin v případě dokladu ve formátu EDI

Pro velké obchody, které obchodují se stovkami dodavatelů, je EDI nutností

OBI Česká republika je vedoucím představitelem segmentu hobby marketů na českém i evropském trhu. Každý měsíc OBI přijme průměrně 32 tisíc faktur od svých přibližně 300 dodavatelů. S pomocí řešení ORiON od společnosti GRiT je společnost schopna tyto faktury přijímat elektronicky a v elektronické podobě také důvěryhodně archivovat. Řešení je poskytováno formou služby (Software-as-a-Service), takže o veškerá nastavení, aktualizace, legislativní změny a správu komunikačních kanálů se stará dodavatel a OBI se může soustředit na svůj byznys.

Na začátku byl papír

Společnost OBI si byla vědoma nedostatků v administrativě, která souvisela s řízením dodavatelského řetězce. Jen příjem jedné faktury zabral podle interního průzkumu 5 minut práce administrativního zaměstnance. Celý proces příjmu a archivace daňových dokladů:

  • byl náročný na obsluhu a kontrolu,

  • vykazoval vysokou chybovost a absenci zpětné vazby,

  • nebyl dořešený z pohledu procesů a legislativy.

OBI tedy zavedlo elektronickou výměnu dokladů (EDI) a to nejen faktur (zpráva INVOIC), ale také elektronických objednávek (ORDERS) a dodacích listů (DESADV). Dodavatelé mohou také využít novou zprávu REMADV, která je avízem o úhradě platby.

„Pro obchodní řetězce, které obchodují se stovkami dodavatelů a musí odesílat a přijímat tisíce dokladů denně, jsou přínosy viditelné na první pohled a EDI je pro ně nutností. Časová i nákladová úspora je obrovská. Bezproblémový a spolehlivý chod celého systému je proto jednou z našich hlavních priorit. Ruční zpracování jedné faktury totiž zabere průměrně pět minut oproti několika sekundám v případě elektronické faktury.”

Radka Havleová

vedoucí oddělení fakturace OBI ČR

Jak probíhá příjem elektronických faktur

Analýza a zpracování zpráv

Příchozí zprávy jsou podrobeny několikafázové kontrole před samotným zpracováním. Je-li zpráva šifrována, je ověřena správnost a platnost klíče a dojde k dešifrování a dále pak ověření elektronického podpisu. Originál zprávy je uložen a dešifrovaná zpráva (již bez podpisu) je předána k dalšímu zpracování. Řešení podporuje širokou škálu všech obvykle používaných schémat a variant podpisu EDI zpráv. Umožňuje dále individuální nastavení mnoha parametrů (např. paddingu), čímž je schopno se přizpůsobit i nestandardním implementacím elektronického podpisu u jiných řešení.

Překlad zpráv

Součástí služby je překlad zpráv mezi libovolnými strukturovanými formáty, dále formáty souborů s oddělovačem (CSV, PDK apod.) a soubory založené na XML. Standardní datový popis zpráv je založen na definicích EANCOM (podmnožině UN/EDIFACT). Součástí překladu je také kontrola formálních náležitostí daňového dokladu. V případě nedostatků je původce zprávy automaticky informován EDI zprávou a e-mailovým avízem o formálních chybách na faktuře. Řešení standardně generuje dodavatelům zpětnou vazbu na potvrzení příjmu podepsaných faktur. Zasílané doklady jsou přístupné také v čitelné podobě, vhodné např. pro práci s webovým rozhraním,

Nahrávám...
Nahrávám...