dnes je 7.7.2022

Input:

Umělá inteligence pracuje s přijatými fakturami

1.9.2021, , Zdroj: Verlag Dashöfer

10.1
Umělá inteligence pracuje s přijatými fakturami

Verlag Dashöfer

Přínosy:

  • Odstranění ručního přepisování faktur do IS

  • Eliminace chybovosti při přepisování dokladů

  • Zrychlení a transparentnost schvalovacího workflow

  • Snadná dohledatelnost dokladů a jejich příloh

  • Úspora 2 pracovních míst

Firma 3E PROJEKT ušetřila dvě pracovní místa

Dříve se účetní ve firmě 3E PROJEKT musely prokousávat nekonečnými stohy papírových faktur, dnes všechno řeší pohodlně na počítači. A to díky službě, která automatizuje zpracování přijatých faktur – ostravské firmě se 160 zaměstnanci ušetřila dvě pracovní místa, výrazně zrychlila zpracování dokladů a navíc už se nestává, že by někdo při přepisu dokladů udělal chybu.

Faktury se ztrácely

Před nasazením nového řešení v lednu 2019 přicházela většina faktur do centrály 3E PROJEKT poštou. Recepční je naskenovala a přiřadila odpovědným lidem. Často se však stávalo, že se skeny nedaly zpětně dohledat – buď byly špatně přiřazené, nebo je recepční zapomněla nahrát do systému.

Celý proces byl neefektivní a zabíral zbytečně moc času. Proto se management rozhodl zpracování faktur automatizovat a papírové doklady nahradit elektronickými.

Ze začátku měli zaměstnanci 3E PROJEKT obavy. Nebyli si jistí, jestli půjde nový software pro elektronickou fakturaci propojit s jejich informačním systémem Premier. Také měli strach z funkčnosti workflow – tedy elektronického schvalování dokladů. Věděli, že firmy z jejich okolí, které tuto funkci využívají ve svých podnikových systémech, nejsou plně spokojené.

Největší obavy pak měly účetní. Neuměly si představit, jak budou účtovat faktury, když je nedostanou k dispozici v papírové podobě.

Propojení se systémem Premier se podařilo

Obavy kolegů ze změny však management společnosti 3E PROJEKT neodradily. Stáli si za svým cílem zvýšit efektivitu práce a vybrali si řešení iNVOiCE FLOW od GRiTu. S dodavatelem měli dobrou zkušenost, protože už používali ORiON, který zajišťuje EDI komunikaci.

Samotné nasazení trvalo dva měsíce. Dodavatelský konzultant   společně se zástupcem informačního systému Premier vše nastavili tak, aby se doklady správně členily do odpovídajících správních celků. Pod společnost 3E Projekt totiž spadá několik menších firem a systém musí rozpoznat, ke které má danou fakturu přiřadit.

Umělá inteligence se sama učí

Službu pohání umělá inteligence, která z dokladů automaticky vyčítá údaje. Systém buď ví (nebo se rychle naučí), na jakých místech se obvykle objevují informace jako IČ, variabilní symbol, částka k platbě a další.

Aby systém při ostrém spuštění vytěžil co nejvíce informací, zhruba měsíc funguje v testovacím režimu. Během něj umělá inteligence zjišťuje, kde jsou na fakturách dodavatelů potřebné údaje. „Bylo vidět, jak rychle se systém učí. Když nám teď přijde nový formát faktury, ani už nepotřebuje naši pomoc,” uvádí Renáta Pavičová, ředitelka útvaru financí a majetku.

Vytěžování dokumentů lze také dělat pomocí metody OCR (optické rozpoznávání znaků). Nevýhodou je, že formáty příchozích daňových dokladů jsou často velmi odlišné a systém OCR je na rozdíl od umělé inteligence neumí rozpoznat. Kvůli tomu jsou OCR systémy nepřesné a náročné na údržbu.

Jak si zvykli lidé

Přechod z papírových na

Nahrávám...
Nahrávám...