1.3.3
Největší obavy účetních (kanceláří) z digitalizace a automatizace
Verlag Dashöfer
Ačkoliv na trhu existují softwarová řešení pro kompletní digitalizaci a částečnou automatizaci příjmu faktur nebo celé obchodní komunikace, mnohé účetní a fakturantky stále raději pracují s papírem a data z dokladů ručně přepisuji do účetních systémů. Proč tomu tak je a jak to změnit?
Firma, která chce digitalizovat a zčásti automatizovat obchodní komunikaci, má několik možností:
-
OCR (Optical Character Recognition, optické rozpoznávání znaků): Metoda, která převádí tištěné texty do digitální podoby. Využívá k tomu scanner, který umí přečíst výstupy ze všech druhů tiskáren. Podmínkou však je, aby byl text na papíře dobře čitelný.
Podniky často používají OCR k digitalizaci dokumentů, se kterými potřebují pracovat ve firemním informačním systému.
V případě procesu zpracování přijatých faktur jsou OCR systémy díky vysoké variabilitě formátů příchozích daňových dokladů náročné na údržbu, nepřesné a tím také nákladné. ,
-
ISDOC - formát pro elektronickou fakturaci,
-
vytěžovací software nebo
-
EDI - mezinárodní standard pro elektronickou komunikaci;
- dostupná, rychlá a jednoduchá výměna elektronických dokladů,
- snadné propojení s podnikovým systémem = bez manuálního přepisování dokladů a bez chyb,
- včetně archivace nebo možnosti přednostního profinancování faktur.
Tato řešení do velké míry automatizují příjem, schvalování a zpracování faktur a v případě EDI dokonce digitalizují tok objednávek nebo dodacích listů. Firmám taková automatizace ušetří desítky (až stovky) hodin práce účetní či fakturantky každý měsíc. Proč se těmto nástrojům společnosti i přesto vyhýbají?
NahoruStrach z něčeho nového
Mnohé účetní a fakturantky mají desítky let zajetý postup – každou přijatou fakturu z e-mailu vytisknou, zkontrolují, nechají schválit u nadřízeného, proplatí a ručně přepíšou do účetního systému. Této zažité praxe se nechtějí vzdát a případné změny se bojí.
Jakkoliv je tato obava pochopitelná, účetní v takovém případě dělají nekvalifikovanou rutinní práci, kterou dnes s násobně vyšší rychlostí a nižší chybovostí zvládne i software. Problém je o to palčivější u rostoucích firem, které s vyšším počtem objednávek vyřizují čím dál více dokladů a bují jim administrativa. Existují pak firmy, ve kterých je zaměstnáno několik brigádníků čistě na zpracování faktur.
Praxe přitom ukazuje, že účetní a fakturantky si na software velmi rychle zvyknou a časem si jej pochvalují. Jeho obsluha nevyžaduje žádné IT znalosti a lidé z účtáren se mohou věnovat sofistikovanější a kreativnější činnosti. Je úlohou manažerů a majitelů firem, aby pro své lidi našli smysluplnější využití a změnu náplně práce s nimi diskutovali.
NahoruStrach ze ztráty zaměstnání
Pokud část práce fakturantky nahradí software, vyvolává to v lidech přirozenou…
